Lisan Kerstens Geschreven door menasil. Foto door: menasil

Wie op reis wil naar Wit-Rusland dient goed voorbereid te zijn. Voor een reis langer dan 5 dagen heb je namelijk een visum nodig en het regelen van dit visum vraagt niet alleen papierwerk maar ook dat je een planning hebt van wanneer je waar verblijft. Dit heb je namelijk nodig voor het aanvragen van een uitnodiging.

Voorbereidingen voor de aanvraag van een visum

Heb je een visum nodig?

Wit-Rusland heeft sinds februari 2017 de mogelijkheid voor burgers uit 80 landen om zonder visum af te reizen naar Wit-Rusland. Dit geldt onder meer voor burgers uit de Europese Unie. Voorwaarde is dat je maximaal 5 dagen verblijft in Wit-Rusland en via het vliegtuig (Minsk Airport) het land binnenkomt. Je moet met een vliegticket kunnen aantonen dat je maximaal 5 dagen verblijft in het land. Let op: Als je om 23:55 aankomt dan is dat al meteen je eerste dag. Het hebben van een zorgverzekering met dekking in Wit-Rusland is verplicht. Het beste kun je een verklaring aanvragen bij je zorgverzekering zodat je een bewijs kan laten zien op het vliegveld. Daarnaast dien je 25 euro per dag dat je in Wit-Rusland verblijft aan financiële middelen tot je beschikking te hebben. Je paspoort dient nog minimaal 90 dagen na vertrek uit Wit-Rusland geldig te zijn. Lees voor meer informatie de regels voor het visa-free-regime in Wit-Rusland.

Voor de overige reizigers geldt dat zij meestal voor langere verblijven een toeristenvisum aanvragen. Als je verblijft bij familie of vrienden in Wit-Rusland dan dien je een privévisum aan te vragen. Ook voor een doorreis heb je een visum nodig: het transit visum. Een visum wordt afgegeven voor maximaal 90 dagen.

Uitnodiging (Letter of Invitation)

Voor de aanvraag van een visum is een officiële uitnodiging verplicht. In het geval van een toeristenvisum dient deze uitnodiging te zijn afgegeven door een officiële travel agency. Soms kan een hotel voor jou deze officiële uitnodiging regelen, maar niet elk hotel is hier bereid toe en de ambassade hoeft dit ook niet altijd te accepteren. Als je op internet zoekt naar 'belarus travel agency' zul je verschillende bureaus tegenkomen. Belangrijk is dat je een bureau kiest dat staat geregistreerd als een officieel toeristen bureau door de Wit-Russische autoriteiten. Als je een rondreis wil maken, is het sowieso aan te raden een travel agency in de arm te nemen want zij kunnen dan een uitnodiging aanvragen voor je gehele verblijf, rekeninghoudend met de reis die je gaat maken.

Een travel agency zal nooit slechts een uitnodiging aan jou verstrekken. Zij moeten namelijk garant staan voor jou en dat jij je aan de regels geldend in Wit-Rusland zal houden. Je zult dus minstens je accommodatie via het bureau moeten gaan regelen. Bovendien komt het de laatste tijd vaker voor dat zijn tenminste twee diensten moeten aanbieden van de overheid voordat ze een uitnodiging voor jou kunnen en mogen aanvragen. Als je op Minsk 2 vliegt dan is het aanvragen van een transfer een goede optie. Soms bieden bureaus naast accommodatie, ook een gratis bezoek aan een museum aan om aan deze 'eis' te voldoen. Het is dus niet altijd nodig twee diensten af te nemen. De prijzen van een uitnodiging variëren. Het is dus raadzaam om altijd voordat je met een bureau in zee gaat een prijsopgave te vragen. Een suggestie is BelarusTourService. Dit is een van de weinige bureaus die van te voren duidelijk aangeeft welke diensten zij aanbieden en wat ze daarvoor in rekening brengen. Bovendien spreken zij goed Engels en reageren zijn vlot op je e-mails.

Om een uitnodiging te kunnen aanvragen, dient je reisplan al klaar te zijn. Je moet bij de aanvraag van een uitnodiging onder meer je vluchtgegevens, NAW gegevens, verblijfadres, beroep, een kopie van je paspoort en documentnummer door te geven. Zonder deze gegevens is het lastig om een uitnodiging aan te vragen. Je moet dus van te voren gaan plannen. Het bureau kan je daarbij helpen. Als je je uitnodiging en diensten hebt aangevraagd, krijg je een uitgebreid contract dat je zal moeten ondertekenen. Een uitnodiging kun je circa 3 maanden voor vertrek regelen. Dit omdat een visum ook pas 3 maanden van te voren aangevraagd kan worden. Je accommodatie kun je natuurlijk wel eerder regelen via het bureau.

Als je voor het eerst bij vrienden of familie slaapt, moeten zij de uitnodiging aanvragen. Op het aanvraagformulier van de formulier moet je de naam, adres en telefoonnummer van jouw vrienden in Wit-Rusland duidelijk vermelden. Wanneer je voor de tweede keer bij vrienden of familie in Wit-Rusland verblijft, is er geen uitnodiging nodig. Een kopie van het paspoort van degene bij wie je verblijft is dan voldoende. Als die persoon zelf een buitenlander is in Wit-Rusland, dient hij/ zij ook een kopie van zijn/haar verblijfsvergunning aan te leveren.  

Ziektekostenverzekering

Voorheen was het noodzakelijk ter plaatse een ziektekostenverzekering af te sluiten. Dat is voor Nederlanders niet meer nodig. Een bewijs van je Nederlandse zorgverzekering dat deze geldig is in Wit-Rusland volstaat. Deze zogeheten Wit-Rusland verklaring dien je dus van te voren aan te vragen. In deze verklaring moet onder meer staan dat deze geldig is tijdens je verblijf in Wit-Rusland, inclusief je reisdata. Daarnaast moet er ook een telefoonnummer in staan zodat de ambassade eventueel kan verifiëren. Een verklaring voor Wit-Rusland wordt niet vaak aangevraagd. Kijk dus of je verklaring up to date is. Helaas is het bij ons voorgekomen dat de telefoonnummers onvolledig waren. Dat is onhandig.

Bewijs van betaling

Als je je visum zelf gaat aanvragen bij de ambassade van Wit-Rusland dan dien je van te voren de kosten van een visum over te maken naar hun bankrekening en een bewijs hiervan te printen. Controleer op de website van de ambassade wat de prijzen zijn van een visum en op welke wijze je dient te betalen. Een single entry visum kost op dit moment 60 euro.

Aanvraag van een visum

Controleer ten alle tijden de vereisten voor een visum op de website van de ambassade van Wit-Rusland in Nederland.

Benodigde documenten

  • Een paspoort dat tenminste 90 dagen geldig is na vertrek uit Wit-Rusland en tenminste één lege visumpagina bevat.
  • Een ingevuld aanvraagformulier  voor een visum voor Wit-Rusland.
  • Een officiële pasfoto.
  • Bewijs van betaling indien je een visum rechtstreeks bij de ambassade aanvraagt.
  • Uitnodiging (letter of invitation) geregeld via een travel agency óf privepersoon waar je verblijft.
  • Een Wit-Rusland verklaring van je zorgverzekering.

Ambassade van Wit-Rusland

De ambassade van Wit-Rusland is gevestigd aan de Groot Hertoginnelaan 26 te Den Haag. Op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag kun je je visum aanvragen en ophalen tussen 9:30-12:00. Over het algemeen is het er niet druk en ben je snel buiten. De ambassade is goed bereikbaar per e-mail en per telefoon.

Een visum kan pas 3 maanden voor vertrek worden aangevraagd. Daarnaast mag je maar één visum tegelijk hebben. Als je dus vaker naar Wit-Rusland gaat, moet je wachten met het aanvragen van het volgende visum als je oude verlopen of gebruikt is. De verwerkingstijd van een visum duurt 5 werkdagen. Met een express-aanvraag duurt het slechts 2 werkdagen.

Natuurlijk kun je ook een visumbemiddelingsbureau inschakelen voor de aanvraag van je visum. In de meeste gevallen regelen zij dan ook je uitnodiging.

Tips voor invullen van een visumaanvraagformulier

Hier volgen een aantal tips voor het invullen van een visumaanvraagformulier. Als je een travel agency hebt die jouw uitnodiging regelt, dan geven ze meestal een lijst mee met zaken die je per vraag moet invullen.

  • Vul de formulieren het liefst in op je computer.
  • Daar waar de vraag niet van toepassing is, vul je N/A in. Het formulier dient namelijk volledig ingevuld te zijn!
  • Je hoeft niet alle hotels in te vullen. Vul het hotel in waar je het eerst aankomt.
  • Doel van je bezoek bij een toeristenvisum is 'tourism'. Je kunt hier niet opschrijven dat je vrienden bezoekt oid want dan zul je een ander visum moeten gaan vragen!
  • Bij de gegevens van de verzekering vul je de gegevens in van je zorgverzekering zoals deze zijn ingevuld in de Wit-Rusland verklaring.

Aankomst en verblijf in Wit-Rusland

Aankomst

Als je je visum hebt, is het tijd om naar Wit-Rusland af te reizen. Het is aan te raden om zowel een kopie van je uitnodiging als je verklaring van je zorgverzekering mee te nemen. De douane kan hier namelijk naar vragen. In het vliegtuig krijg je een migrationcard uitgereikt. Vul deze volledig in, binnen de vakjes en kras niets door. Vraag een nieuwe als je wat wil aanpassen. Mocht je geen migrationcard krijgen dan kun je deze ter plekke invullen. Daarna ga je naar de douane. Daar wordt alles gecontroleerd en krijg je een stempel in je paspoort en op je migrationcard. Bewaar deze goed.

Registratie

Als je langer dan 5 werkdagen in Wit-Rusland verblijft, moet je je binnen deze dagen registreren.  Vergeet dit niet, want je schijnt echt veel problemen te kunnen krijgen als je het land verlaat. De meeste hotels doen dit voor jou. Je levert je paspoort en migrationcard in en dezelfde avond krijg je hen met een stempel op je migrationcard weer terug. Bij elke plaats waar je langer dan 5 dagen verblijft, dient dit opnieuw te gebeuren. Als je een rondreis maakt en overal slechts 3 dagen verblijft, wordt geadviseerd je zo nu en dan te laten registeren in je hotel. Anders krijgt de douane wellicht argwaan.

Als jij jezelf moet gaan registreren omdat je bij familie of vrienden verblijft, dan moet je naar een registratiebureau. Dit geldt ook vaak voor een verblijf in appartementen. De persoon waarbij je verblijft, dient mee te gaan naar het registratiebureau. Dit is tevens noodzakelijk omdat de meeste formulieren alleen in het Wit-Russisch zijn en niet vertaald zijn naar het Engels. Je zal ook een fee moeten betalen. 

Vertrek

Bij vertrek lever je je migrationcard in bij de douane. Ze stempelen deze af, nemen hem in en je krijgt een vertrekstempel in je paspoort.